Sugerencias para la facilitación de reuniones

FACILITACIÓN DE REUNIONES

Las reuniones en general poseen esencialmente un carácter informativo, o deliberativo-resolutivo, o propositivo o formativo. En términos generales, debe procurarse la coherencia con los criterios, parámetros o principios de la Pedagogía Crítico – Social o Radical. Entre otros: horizontalidad, dialogicidad, democracia participativa, solidaridad, co-responsabilidad, cooperación, organización, inclusión, patriotismo e igualdad.
El proceso de las reuniones se presenta de acuerdo con los siguientes momentos y condiciones:
Planificación o preparación previa de la reunión
· Establecimiento con claridad del propósito de la reunión y de objetivos.
· Elaboración de la Agenda de la reunión.
· Procura de un ambiente adecuado en cuanto a: disponibilidad de asientos, hidratación, iluminación y ventilación. Asimismo, se recomienda apagar celulares.
Desarrollo de la reunión
• Distribución de la agenda entre los y las participantes antes de comenzar la reunión.
• El Facilitador o la Facilitadora de la reunión debe
- Iniciar la reunión puntualmente.
- Dar a conocer el propósito y los objetivos de la reunión.
- Moderar las intervenciones, la duración de las mismas y orientar la discusión hacia los propósitos y contenidos propuestos.
- No permitir que la reunión se desvíe del objetivo propuesto, por tanto, los y las participantes deben hablar sobre el punto de la agenda que se está discutiendo. Tampoco debe permitir que se divague.
- Centrar la discusión, en caso de que ésta se presente, y asegurar que los comentarios que se realicen versen sobre asuntos e ideas y no debe personalizarse.
• El papel del Facilitador o la Facilitadora de la reunión, en caso de que se dé la discusión, debe asumir la función y la responsabilidad de facilitarla, sin juzgar las ideas de quienes intervienen. En tal caso, debe alentar a los participantes a relativizar sus comentarios, con expresiones, tales como: es posible, a lo mejor, pienso que, podríamos, entre otras.

Además, debe mostrar en todo momento sentido de justicia y equidad.
Cuando se presenten posturas distintas entre los y las participantes, es necesario provocar la discusión sobre los puntos a favor o en contra de cada posición, intentando un acuerdo general entre los y las participantes. Debe evitarse llegar a acuerdos mediante el voto, por ende, debe propiciarse el consenso.
• El Facilitador o la Facilitadora de la reunión debe asegurar que los y las asistentes puedan intervenir sin ser interrumpidos.Escuchar y respetar a los otros es esencial en la facilitación de reuniones.
Registro de la reunión
• Los y las participantes deben recoger por escrito las reflexiones, dudas e interrogantes que se generen en el proceso de la reunión y al final de la misma se abrirá un ciclo de preguntas.
• Documentación de las decisiones y acuerdos a las que se llegue en la reunión. Estas deben ser registradas en forma abierta (en láminas de rotafolios o papelógrafo) para que todos y todas los y las participantes puedan señalar si están de acuerdo o no con lo registrado.Para ello se debe designar en la asamblea dos participantes para que realicen el registro de la reunión. Los relatores y las relatoras dan a conocer las conclusiones de la reunión a los asistentes en la plenaria.

Conclusiones de la reunión
· Las conclusiones son el resultado de la reflexión y el análisis colectivo sobre los tópicos o contenidos tratados en la reunión.
· Pero, las conclusiones implican, además, una síntesis creativa sobre las ideas que surgieron en el debate. No es un simple resumen y, por tanto, es un desarrollo argumental que se expresa en una visión de conjunto.
· Para el establecimiento de las conclusiones se puede utilizar el método que procede de los elementos a la totalidad (todo).

Evaluación de la reunión
· Inmediatamente después de la reunión se somete a una revisión sobre los procedimientos empleados , los acuerdos y las conclusiones formulados. La evaluación permite tomar las previsiones para el seguimiento de los acuerdos y las conclusiones.